Stefna, stýringar og verkferlar

Áhættumatið skal notað til að útbúa stefnu, stýringar og verkferla til að draga úr og stýra greindri áhættu og viðhafa fullnægjandi eftirlit.

Æskilegt er að í stefnunni sé lagður grunnur að vörnum félagsins og sé stefnuyfirlýsing um þá menningu og gildi sem á að ríkja hjá tilkynningarskylda aðilanum í því skyni að koma í veg fyrir að starfsemin sé misnotuð til peningaþvættis og fjármögnunar hryðjuverka. Auk þess er æskilegt að í henni sé fjallað um hvernig ábyrgðarhlutverkum er skipt milli einstakra starfsmanna og eininga.

Stefna, stýringar og verkferlar skulu að lágmarki innihalda ákvæði um þróun og uppfærslu stefnu, stýringa og verkferla, þ.m.t. aðferðir við mildun áhættu, áreiðanleikakönnun, tilkynningar um grunsamleg viðskipti, innra eftirlit, tilnefningu ábyrgðarmanns, og könnun á hæfi starfsmanna og eftir því sem við á kröfu um sjálfstæða endurskoðunardeild eða sjálfstæða úttektaraðila til að framkvæma úttekt á og prófa innri stefnu, eftirlit og málsmeðferð sem lýst er hér að framan.

Tilkynningarskyldir aðilar þurfa að lágmarki að hafa til staðar innri reglur/verkferla um eftirfarandi:

• áreiðanleikakönnun,
• reglubundið eftirlit,
• grunsamleg og óvenjuleg viðskipti,
• eftirlit með því hvort einstaklingar eru í áhættuhópi vegna stjórnmálalegra tengsla,
• eftirlit með því hvort viðskiptavinir eru á þvingunarlistum,
• tilkynningar til SFL,
• könnun á hæfi starfsmanna og reglur um hvaða athuganir skuli gerðar varðandi umsækjendur um störf hjá þeim,
• aðgang starfsmanna og aðgangstakmarkanir að gögnum og upplýsingum sem varðveitt eru á grundvelli laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.

Ábyrgðarmaður aðgerða gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka skal sjá til þess að innleidd sé stefna, reglur og verkferlar sem stuðli að samræmdum starfsaðferðum og góðri framkvæmd laganna í starfsemi tilkynningarskyldra aðila. Yfirstjórn skal samþykkja og hafa eftirlit með stefnu, stýringum og verkferlum.